Artykuł ukazał się w portalu digitalexcelence.pl
Cyfrowa transformacja to długofalowa strategia oparta na mądrym zarządzaniu zmianą i świadomym dążeniu do wplatania innowacyjnych rozwiązań w tkankę rozwijającej się organizacji. Nie oznacza to jednak, że poszczególne zadania tej rewolucji nie mogą być wdrażane w sposób zwinny. Szczególnie w obszarze cyfrowego miejsca pracy, w którym oczekiwania pracowników stają się coraz bardziej stanowcze, a potrzeby naglące. Codzienna praca potrzebuje dobrej technologii. I to szybko!
Nie tylko millenialsi
Cyfrowy styl życia stał się codziennością wszystkich pokoleń. Pracodawcy muszą stawić czoła wysokiej świadomości pracowników, którzy nie dają się już nabrać na „lepiej się nie da”. Wiedzą, że można, bo doświadczają dobrze zaprojektowanej i zrealizowanej technologii dosłownie na każdym kroku. Na co dzień, w prywatnym życiu, korzystają z oprogramowania na tyle intuicyjnego, że już w pierwszej chwili wyłączają podpowiedzi i instrukcje. Mimo braku technicznej wiedzy, świetnie radzą sobie z przyjaznymi, świetnie zaprojektowanymi interfejsami aplikacji, którymi rynek konsumencki jest zasypany. Kilkoma kliknięciami tworzą grafikę, video, muzykę, robią zakupy, budują strony www, zarządzają swoim czasem.
Są też coraz bardziej oswojeni z zapośredniczonymi kontaktami, pracą zdalną, nienormowaną, często w rozproszonych, „cross-funkcyjnych” zespołach. Przyzwyczajeni do komfortowego natychmiastowego dostępu do informacji, stają się niecierpliwi. Kiedy jakieś narzędzie się nie sprawdza, wymieniają je na nowe, najlepiej dostępne natychmiast.
Szorstka rzeczywistość w pracy
Oprogramowanie globalnie wspierające pracę w organizacjach nie jest kwestią wyboru pracowników. Zostaje im narzucone, a odebranie codziennego prawa do decyzji dotyczących technologii to pierwszy szok i dyskomfort cyfrowej transformacji.
By tę reakcję złagodzić konieczne jest skuteczne zarządzanie zmianą i zapewnienie możliwie wysokiej użyteczności udostępnianych aplikacji. Jednak przez długi czas wdrożenia organizacje nie zawsze mają realną możliwość przewidywania na ile zamawiane przez nie oprogramowanie sprosta rzeczywistym wymaganiom. Kłopoty zaczynają się kiedy technologia zamiast pomocą staje się codziennym, rosnącym źródłem niezadowolenia. Pracowników frustruje czas tracony na wyszukiwanie informacji, procesy akceptacji, wnioski urlopowe i nieustanne dublowanie dokumentów. Złości ich gdy nie działa. Gdy się zawiesza. Gdy nie jest zintegrowane z innymi narzędziami takimi jak Office 365. Gdy jest trudne, nieintuicyjne, nie otwiera się na smartfonie. Gdy wymaga instrukcji lub wsparcia działu IT…
Kot w worku
Nie zawsze warto decydować się na budowę dedykowanych systemów. Pokusa stworzenia „programu idealnie dopasowanego do potrzeb” zbyt często przesłania firmom ograniczoną elastyczność takich projektów, brak doświadczenia twórców i wszystkie komplikacje, które z się z tym wiążą.
Dzięki gotowym platformom dostępnych najczęściej w modelu SaaS, cyfrowa transformacja może być przeprowadzana zwinnie. Oprogramowanie cyfrowego miejsca pracy może umożliwiać będzie elastyczną budowę intranetu, narzędzi do zarządzania wiedzą, wewnętrznych platform społecznościowych, czy rozwiązań inteligentnego biura. Warto zwrócić uwagę na to, czy rozwiązania, na które się decydujemy można dokładnie przetestować przed podjęciem decyzji o zakupie. Czy są zaprojektowane z myślą o prostocie obsługi i przyjemnym, efektywnym użytkowaniu, także poza biurem. Czy są gotowe na przyszłość i dają możliwość dostosowania narzędzi do zmieniających się potrzeb bez czasochłonnych modernizacji. I w końcu, absolutnie ważny jest czas wdrożenia. Era wielomiesięcznych wdrożeń platform wspierających pracę dobiegła końca. Dziś stworzenie takich narzędzi to kwestia minut, nie lat!